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YAPC::Hokkaidoのつくりかた #yapcjapan

http://yapcjapan.org/2016hokkaido/

今年もつつがなくお祭りを終えることができました。
今まで以上にいろんなことをやらせていただいたので備忘や知見の共有も兼ねてまとめておきます。

体制

コアスタッフは7名
このうちJPAからは代表理事(nekokakさん)とわたし(小間使い)が参画。

準備

  • Webサイトコーディング/更新
  • 文言(About、トークレギュレーション、チケット販売、#yapcjapanに流したお知らせ、PassMarket経由のお知らせ、etc、etc...)の作成
  • 入稿データチェックおよび入稿作業
  • スポンサー様とのやりとり(一部)
  • YAPCブログ編集
  • 個人スポンサーノベルティ内容検討〜手配
  • その他球拾い

を主にやっていました。

大きな舵取りはねこかくさんに、会場の手配など道内の作業は永谷さん、くみさん、篠原さんに。お金まわりとスポンサー様とのメインのやりとりは貞永さん、ねこかくさんに。目玉企画であるところのクラウドセッションはふぉんさんに。その他細々したところをりこさんに拾っていただきつつ進めていきました。

忙しさには波がありましたが、それぞれが「確認する」「決める」「手を動かす」の3つを定常的にやっていた気がします*1

確認する

基本的にリモートかつ東京-北海道で離れているので、オンラインコミュニケーションは密に取りつつ、タスクを持っている人の状況がわかるようにissueを切ったり声をかけたりスプレッドシートにまとめたり。

決める

「これどうなってたっけ?」を極力減らす。自分で決められることはさっさと決めて周知。判断が付かないものはさっさとエスカ。

手を動かす

やるべきことと方向性が決まればあとは走るのみ。うまく走れていない人がいれば手助けを、逆に自分が走れていないなというときは早めに助けを求めるようにしていました。

当日

途中までA会場の番長(進行など)をやっていたんですが、遊撃を担当するほうが会がスムーズに回りそうということでaloelightさんにお願いして引き継ぎ。
スペシャルセッションにご参加された福田さんに飛行機が新千歳にたどり着けないというアクシデントもありましたが、予めリハーサルしていたかのようにしっかりとハングアウトにフォールバックされて、皆さんの対応力の高さにおののきました。
当日スタッフとして入っていただいたみなさまにもたくさんたくさん助けていただきました。ありがとうございました!

ふりかえり


最低限礼節をわきまえたメールのやりとり、モノの取りまとめや発注、コーディング、想定外の事態への対応力、などなど、今まで各所でやっていたあれやこれやが全部必要になる面白いお仕事だと改めて思いました。
もちろん人により向き不向きがあるので、それは各メンバーが補完しあえばいいだけの話なのですが、一人あたりのカバー範囲は広ければ広いほど柔軟な対応ができますね。

「エイヤ人」の存在

前述の「確認する」とか「決める」とかって、手を動かすことよりは実際のコストはあまりかからないのにやたら体力をつかうアクションだと思っていて、なかなか手が付けられなかったりするんですよね。
出た案に対して賛同は出ても、それを具体化して問題点を事前に洗い出したうえで粛々と実行していく…というのはけっこう骨が折れます。
みんな忙しい、でもデッドラインはずらせないという状況で、腹を括ってエイヤとやっつけてしまおう!と旗を振れる(責任を持って動ける)人というのが、カンファレンス運営には不可欠だなと他のコミュニティの話を聞いていても思いますし、正直ここが一番冗長化が難しそうです。
全員が本業のかたわらでの参加で、そこまでの(精神的な)コミットを求めるのは厳しかったりもするんですが、中途半端に関わるよりはそのほうがぜったい楽しいです。ので、ぜひ。



「持続可能なカンファレンス」

カンファレンスの運営は、100%とはいかずとも、あるていどはフォーマット化することができると思っていて。
ほぼ0の状態からリブートした今回は、今のコアメンバーが抜けたとしても持続可能なYAPC::Japanを作っていくために色々と試行錯誤をしてみています。
次回のYAPC::Kansaiか、次々回のYAPC::Fukuokaまでには一通りのテンプレートが揃うんじゃないかなと目論み中。
この先も各地のpmとタッグを組みつつ、色々なところで楽しくYAPCができるといいなー!

感想

先に「ほぼ0の状態から」と書きましたが、体制面はそうでも「YAPCというカンファレンスの知名度」「ブログを書くまでがYAPC」などなど、先代の皆さまと、YAPC::Asiaから変わらずYAPCを愛してくださっている参加者の皆さまのお力をたくさんお借りしているんだなと改めて感じた会でもありました。本当に有り難いです。

永谷さんがぜひ北海道で!と声を上げてくださったこと、篠原さんくみさんふぉんさんりこさんにとっっってもサポートいただいたこと、ボランティアスタッフの皆さまのご助力、各スポンサー様のご協力、そしてねこかくさんの大旗振りがあってこそのYAPC::Hokkaidoでした。
とてもたのしいお祭りでした。改めまして、ありがとうございました!



それではみなさん、来年の3/4に大阪にてお会いしましょう!

*1:文字にすると当たり前っぽいんですが、これが意外と難しい